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Virtuelle Assistentin Früher oder später ergibt sich bei jedem Beisammensein die eine Frage: „Und… was machst du beruflich?“. Wer dann mit „Ich bin virtuelle Assistentin!“ antwortet, erntet eher ratlose und sogar skeptische Blicke. Während die einen sich unter dem Begriff nichts vorstellen können, denken andere an Spieler-Avatare oder an Matrix. Dabei sind VPAs Personen aus Fleisch und Blut und arbeiten selbstständig. Klar, der Job ist nicht so eindeutig zu verstehen wie andere Berufe. Bei einem Bankangestellten oder Fleischer hat wohl jeder gleich ein Bild im Kopf. Aber eine VPA? Ist das überhaupt ein seriöser Beruf? Ja, das ist er. Ein virtueller persönlicher Assistent übernimmt Supportdienste für Unternehmer, Freiberufler oder Privatpersonen. Dazu muss er oder sie sich nicht am selben Standort befinden. Die persönlichen Assistenten erledigen ihre Fernarbeit im heimischen Office. Sie können allerdings auch als digitaler Nomade dort arbeiten, wo andere Urlaub machen. Die Berufsbezeichnung ist dabei nicht so neu, wie sie klingt: Der Begriff der VPAs kam in den 1990er Jahren auf. Technologische Verbesserungen wie Hochgeschwindigkeitsinternet und günstige Mobilverbindungen ermöglichten die Zusammenarbeit aus der Ferne. VPAs profitieren von den abwechslungsreichen und selbstorganisierten Aufträgen. Die meisten denken dabei wohl eher an Reservierungen, Flugbuchungen oder Terminvereinbarungen, doch das Aufgabenspektrum ist weitaus größer. Virtuelle Helfer sind vor allem von Unternehmern gefragt, die Hilfe benötigen, aber keine Mitarbeiter an ihrem Standort einstellen möchten. VPAs stärken ihrem Auftraggeber in zahlreichen Gebieten den Rücken. Viele kleine und mittlere Unternehmen nutzen die Unterstützung für Aufgaben wie das Social Media Marketing. Ob bei der Buchhaltung, dem Copywriting, bei der Kundenkommunikation oder beim Content Marketing: Langweilig wird die Zusammenarbeit für eine VA sicher nicht. So bietet die Arbeit als VPA einen relativ leichten Einstieg in das ortsunabhängige Arbeiten. Das Internet ist das Kommunikationsmittel Nummer eins. In den englischsprachigen Ländern ist die Fernarbeit fortgeschrittener als in Deutschland. Auch die Berufsbezeichnung ist dort bekannter. Vorteile bieten sich sowohl für die virtuellen Freelancer als auch für den Kunden. Arbeitgeber bezahlen schließlich nur für die tatsächlich geleistete Arbeit. Sie müssen keinen Arbeitsplatz bereitstellen und sparen sich die Personalkosten. Dazu kommt, dass die Freelancer flexibel ortsunabhängig arbeiten. So brauchen sich Auftraggeber nicht auf die Auswahl der Arbeitskräfte vor Ort beschränken. Sie können weltweit Stellenangebote ausschreiben. Arbeitet deine VPA beispielsweise im Ausland profitierst du von ihren zusätzlichen Sprachkenntnissen. Ortsunabhängig sein und als digitaler Nomade arbeiten? Die virtuellen Helfer können tatsächlich dort arbeiten, wo andere Urlaub machen. Doch nicht nur für Weltenbummler lohnt sich der Job. Meist sind es hoch qualifizierte Mütter, die sowohl familiäre als auch berufliche Pflichten mit der Fernarbeit besser miteinander vereinbaren. Für Auswanderer lohnt sich die Option ebenfalls: Als virtueller Assistent können sie weiterhin ihr Einkommen vom deutschsprachigen Arbeitsmarkt beziehen. Der Start in die Selbstständigkeit ist dabei denkbar einfach: Je nach Themengebiet braucht es lediglich einen Computer und eine stabile Internetverbindung. Der Clou ist also, dass die VPAs virtuell übers Internet arbeiten. Für den Solopreneur fallen finanzielle Hürden wie Versicherungen, fixe Personalkosten sowie Steuern für den Arbeitsplatz einfach weg. Und wie funktioniert das mit der Abrechnung fragst du dich? Klingt ja erstmal spannend – einfach Stundenpakete buchen und die Arbeit wird erledigt. Du buchst einfach eine feste Anzahl an Stunden und weißt genau, was du zu zahlen hast. Als Privatunternehmer kommt früher oder später der Fall, dass es dir unmöglich ist, alle Arbeiten selbst zu erledigen. Das ist weder effizient, noch effektiv. Stellst du einen virtuellen Assistenten ein, kannst du dich flexibel auf deine Hauptaufgaben konzentrieren. Außerdem sind deine virtuellen Freelancer auf ihren Spezialgebieten wahrscheinlich besser als du. Auf lange Sicht kommst du günstiger und schneller bei weg, wenn andere deine Aufträge erledigen, für die du keine Qualifikationen besitzt. Der erste Schritt bei der Einstellung eines virtuellen Helfers ist das Erstellen einer Liste der Aufgaben, die du auslagern möchtest. Konzentriere dich dabei auf Aktivitäten, die zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Das Verwalten unzähliger E-Mails raubt dir den letzten Nerv? Setze die Aufgabe ganz oben auf deine Liste. Technische Probleme mit deiner Webseite sind der Zeitkiller Nummer eins? Delegiere die Aufgabe einfach! Der nächste Schritt ist die Festlegung, wer eingestellt werden soll. Es gibt viele Möglichkeiten, einen virtuellen Helfer zu buchen. Du kannst beispielsweise mit einer Agentur arbeiten. Die Agentur vermittelt dir flexibel die passende VA auf der Grundlage der benötigten Dienste.

Zeit ist Geld

Konzentriere dich auf dein Kerngeschäft und nimm dir Zeit für die Dinge, für die du angetreten bist. Deine Virtuelle Assistentin erledigt den Rest für dich.

Office Management

Ich manage dir dein Büro. Egal ob Schriftverkehr, digitale Ablage oder was sonst noch so anfällt.

Travel Management

Ich plane und buche deine geschäftlichen Reisen und die Abrechnung der Reisekosten ist auch kein Problem.

Event Management

Du veranstaltest Events, hältst Vorträge oder gehst regelmäßig auf Messen? Die Orga kannst du getrost mir überlassen.

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Networking

Du suchst gezielt Kontakte oder möchtest deine mediale Reichweite vergrößern? Ich bereite dir eine Plattform via LinkedIn.

Online Marketing

Social Media, Newsletter und Mailings? Kein Problem. Webseiten, Texte, Grafiken, SEO, SEA, organisiere ich dir zuverlässig in meinem Netzwerk.

Offline Marketing

Termingerechte Geburtstagswünsche, Weihnachtskarten, Drucksachen, Werbeartikel etc. manage ich für dich.

Du hast eine andere Aufgabe für mich? Kein Problem! Schreib mich einfach an...
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Meine Auftraggeber…

…erzählen dir, was meine Arbeit für sie bedeutet.

Übrigens
Über diese und weiterer Dinge musst du dir mit einer Virtuellen Assistentin keine Gedanken machen
Vorteile einer Virtuellen Assistetin

Sozialversicherung

Gehaltsabrechnung

Arbeitsschutz

Bezahlter Urlaub

Bezahlte Krankheitstage

Sonn- / Feiertagszuschlag

Kündigungsschutz

Urlaubs-/Weihnachtsgeld

Büro & Arbeitsplatz

Arbeitsmaterialien

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Qualität vor Quantität ist meine Devise. Schnelligkeit mein Anspruch. Ordentliche Arbeit kostet Geld. Dafür bekommst du ordentlich Leistung, die dich weiter bringt.

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Je mehr Stunden du im Block buchst, desto günstiger wird es.
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Hier gebe ich wertvolle Tipps im Umgang mit einer Virtuellen Assistentin, für VA´s oder solche, die es werden wollen.

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Was kostet mich deine Unterstützung?

Du kannst meine Unterstützung stundenweise buchen. Eine Stunde kostet dich 59,00 € netto. Umso mehr Stunden du auf einmal buchst, umso günstiger wird es für dich. Benutze zur Kalkulation einfach meinen Bedarfsrechner.

Ich takte meine Arbeit im 15 Min. Takt. Du erhältst nach dem Verbrauch des Zeitguthaben automatisch eine Dokumentation von mir. Meine Zeiterfassung ist absolut transparent und du kannst sie jederzeit anfordern.

Mehrbuchungen sind jederzeit nach Verfügbarkeit möglich.

Bekomme ich einen Vertrag?

Wir schließen bei Beauftragung einen Dienstleistungsvertrag  und eine Verschwiegenheitsvereinbarung ab.

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Deine Daten werden nur während der Dauer des Auftrags bei mir gespeichert. Danach lösche ich deine Daten. Außerdem schließen wir eine Verschwiegenheitsvereinbarung ab.

Warum nur gegen Vorkasse?

Wie du als Selbständiger sicherlich nachvollziehen kannst, benötige ich für meine Arbeit eine Kalkulationssicherheit.

Für was ein Briefing?

Ich benötige von dir eine möglichst genaue Beschreibung, welche Aufgabe ich für dich erledigen darf und wie dein gewünschtes Ergebnis aussehen soll. Je genauer dein Briefing ist desto effektiver ist unsere Zusammenarbeit. Ich muss dich nicht ständig anrufen oder dir eine Nachricht schreiben, weil es Unklarheiten gibt. Eine virtuelle Assistentin ist eine Unterstützung die nicht nervt!

Wie arbeiten wir am besten zusammen?

Ich stehe dir per Email oder Whatsapp zur Verfügung. Selbstverständlich können wir auch telefonieren oder skypen.

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Christina Karasek
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